หลักปฏิบัติ 8 สนับสนุนการมีส่วนร่วมและการสื่อสารกับผู้ถือหุ้น

8.1 คณะกรรมการบริษัทให้ความสำคัญและตระหนักในความรับผิดชอบถึงการปกป้องคุ้มครองสิทธิขั้นพื้นฐานของผู้ถือหุ้นและส่งเสริมให้ผู้ถือหุ้นได้ใช้สิทธิของตน
แนวปฏิบัติ
8.1.1 ดูแลไม่ให้กระทำการใดๆ อันเป็นการละเมิดหรือริดรอนสิทธิของผู้ถือหุ้น
8.1.2 อำนวยความสะดวกเพื่อส่งเสริมผู้ถือหุ้นใช้สิทธิในการเข้าร่วมประชุมผู้ถือหุ้นและออกเสียง

• กำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการเสนอเรื่องเพื่อพิจารณาบรรจุเป็นวาระการประชุม
• เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นได้ศึกษาหลักเกณฑ์และวิธีการเสนอเรื่องเพื่อบรรจุเป็นวาระการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปี รวมถึงการแสดงความคิดเห็นและตั้งคำถามต่อคณะกรรมการในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัท โดยเผยแพร่ ในเว็บไซด์ของบริษัทฯ ที่ http://www.ut.co.th ล่วงหน้าอย่างน้อย 3 เดือนก่อนวันสิ้นสุดรอบปีบัญชี

8.1.3 ดูแลให้หนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้นมีข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และเพียงพอต่อการใช้สิทธิของผู้ถือหุ้น
8.1.4 ดูแลให้มีการส่งหนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้นพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้อง และเผยแพร่บน website ของบริษัทอย่างน้อย 28 วันก่อนวันประชุม
8.1.5 เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นส่งคำถามล่วงหน้าก่อนวันประชุม โดยกำหนดหลักเกณฑ์การส่งคำถามล่วงหน้า และเผยแพร่หลักเกณฑ์ดังกล่าวไว้บน website ของบริษัทด้วย
8.1.6 จัดทำหนังสือนัดประชุมผู้ถือหุ้นและเอกสารที่เกี่ยวข้องเป็นทั้งฉบับภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

8.2 คณะกรรมการบริษัทดูแลให้การดำเนินการในวันประชุมผู้ถือหุ้นเป็นไปด้วยความเรียบร้อยโปร่งใส มีประสิทธิภาพ และเอื้อให้ผู้ถือหุ้นสามารถใช้สิทธิของตน
แนวปฏิบัติ
8.2.1 จัดให้มีการประชุมผู้ถือหุ้น โดยอำนวยความสะดวกให้ผู้ถือหุ้นสามารถใช้สิทธิของตน และดูแลให้การดำเนินการในวันประชุมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย โปร่งใส ตลอดจนดูแลการเปิดเผยมติที่ประชุมผู้ถือหุ้นและการจัดทำรายงานการประชุม ผู้ถือหุ้น ให้เป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน ตามระยะเวลาที่กำหนด
8.2.2 ผู้ถือหุ้นที่ไม่สามารถเข้าประชุมด้วยตนเอง สามารถใช้สิทธิออกเสียงลงมติโดยมอบฉันทะให้ผู้อื่นมาประชุมและออกเสียงลงมติแทน โดยบริษัทฯจัดส่งหนังสือมอบฉันทะที่มีการเสนอชื่อกรรมการอิสระ เพื่อเป็นทางเลือกในการมอบฉันทะของผู้ถือหุ้นตามที่เห็นสมควร
8.2.3 ส่งเสริมการนำเทคโนโลยีมาใช้กับการประชุมผู้ถือหุ้น ทั้งการลงทะเบียนผู้ถือหุ้น การนับคะแนนและแสดงผล เพื่อให้การดำเนินการประชุมสามารถกระทำได้รวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ
8.2.4 ประธานกรรมการเป็นประธานที่ประชุมผู้ถือหุ้น มีหน้าที่ดูแลให้การประชุมให้เป็นไปตามกฎหมาย กฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง และข้อบังคับของบริษัท จัดสรรเวลาสำหรับแต่ละวาระการประชุมที่กำหนดไว้ในหนังสือนัดประชุมอย่างเหมาะสม และเปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นแสดงความเห็นและตั้งคำถามต่อที่ประชุมในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบริษัทได้
8.2.5 ไม่เพิ่มวาระการประชุม โดยไม่ได้แจ้งผู้ถือหุ้นเป็นการล่วงหน้า
8.2.6 กรรมการทุกคนและผู้บริหารที่เกี่ยวข้องควรเข้าร่วมการประชุม เพื่อผู้ถือหุ้นสามารถซักถามในประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้
8.2.7 ก่อนเริ่มการประชุม ประธานในที่ประชุมจะแจ้งให้ผู้ถือหุ้นทราบถึงจำนวนและสัดส่วนของผู้ถือหุ้นที่เข้าร่วมประชุมด้วยตนเองและของผู้ถือหุ้นที่มอบฉันทะ วิธีการประชุม การลงคะแนนเสียงและการนับคะแนนเสียง
8.2.8 ในกรณีที่วาระใดมีหลายรายการ ประธานที่ประชุมจะจัดให้มีการลงมติแยกในแต่ละรายการเช่น ผู้ถือหุ้นใช้สิทธิในการแต่งตั้งกรรมการเป็นรายบุคคลในวาระการแต่งตั้งกรรมการ
8.2.9 สนับสนุนให้มีการใช้บัตรลงคะแนนเสียง และส่งเสริมให้มีบุคคลที่เป็นอิสระเป็นผู้ตรวจนับหรือตรวจสอบคะแนนเสียงในการประชุม และเปิดเผยผลการลงคะแนนที่เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย และงดออกเสียง ในแต่ละวาระให้ที่ประชุมทราบพร้อมทั้งบันทึกไว้ในรายงานการประชุม
8.2.10 เปิดโอกาสให้ผู้ถือหุ้นแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคำถามต่อกรรมการ ผู้บริหาร และประธานคณะกรรมการชุดย่อยต่าง ๆ ในที่ประชุมผู้ถือหุ้น

8.3 คณะกรรมการบริษัทดูแลให้การเปิดเผยมติที่ประชุมและการจัดทำรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นเป็นไปอย่างถูกต้องและครบถ้วน
แนวปฏิบัติ
8.3.1 เปิดเผยมติที่ประชุมผู้ถือหุ้นพร้อมผลการลงคะแนนเสียงภายในวันทำการถัดไปจากวันประชุมผู้ถือหุ้นผ่านระบบข่าวของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย และบน website ของบริษัท
8.3.2 ดูแลให้การจัดส่งสำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้นให้ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยภายใน 14 วันนับจากวันประชุมผู้ถือหุ้น
8.3.3 รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น ประกอบด้วยบันทึกในเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้

• รายชื่อกรรมการและผู้บริหารที่เข้าประชุม และสัดส่วนกรรมการที่เข้าร่วมการประชุม ไม่เข้าร่วมการประชุม
• การแจ้งวิธีการลงคะแนนและนับคะแนน ให้ผู้ถือหุ้นทราบก่อนเริ่มการประชุมตามวาระ มติที่ประชุม และผลการลงคะแนน (เห็นชอบ ไม่เห็นชอบงดออกเสียง) ของแต่ละวาระ และให้มีการใช้ใบลงคะแนน
• ประเด็นที่ผู้ถือหุ้นซักถามหรือแสดงความเห็น และคำตอบ